Універсальний запит

Посібник зовнішнього користувача

Універсальний запит - це програмний модуль, створений для забезпечення єдиного каналу подачі всіх інцидентів, що трапляються у повсякденній роботі.

Системний адміністратор компанії встановлює і попередньо налаштовує програмне забезпечення.

Коли трапляється випадок, менеджер запитів заходить у систему, відкриває запит і призначає певні дії, необхідні для виконання запиту. При цьому постійно підтримується зворотній звʼязок з користувачем для забезпечення найкращого результату роботи.

У цьому посібнику ви зможете прочитати про наступне:

Щойно ви авторизуєтесь в системі

Подача запиту

Перегляд запитів

Щойно ви авторизуєтесь в системі

Для того, щоб мати змогу користуватися додатком універсальних запитів, необхідно бути авторизованим на порталі.

Після входу в систему, відкриється сторінка обговорення. Тут можна спілкуватися з оператором універсального запиту та обговорювати проблему з персоналом, який відповідає за її вирішення.

У вкладці Вхідні ви зможете побачити всі вхідні повідомлення, які адресовані вам у ситемі.

Ви можете створювати свої загальні та приватні канали спілкування або спілкуватися з користувачами напряму, ввівши імʼя користувача у вкладці Прямі повідомлення.

Зліва ви побачите головне меню, в якому відображаються встановлені в системі додатки, до яких ви маєте доступ. Щоб почати роботу із запитами натисніть Запити.

Відкриється сторінка універсальних запитів. Тут ви зможете створювати запити та спостерігати за їх виконанням.

Подача запиту

Щоб створити новий запит, натисніть Створити.

Відкриється форма для створення нового запиту.

Доступні сервіси, типи і категорії запитів попередньо налаштовуються адміністратором, щоб максимально відповідати потребам співробітників компанії. В залежності від прав доступу і посади, поля у різних користувачів можуть відрізнятись.

Заповніть форму запиту:

  1. У полі Сервіс... оберіть сервіс, якщо це необхідно.
  2. У полі Тип... оберіть тип запиту, який відповідає вашій проблемі чи сервісу.
  3. При необхідності оберіть категорію запиту у полі Категорія...
  4. У полі Повʼязаний партнер... ви можете обрати особу, з якою повʼязати цей запит, якщо цього вимагає характер запиту.
  5. Якщо необхідно оберіть теги, яким відповідає запит, у полі Теги...
  6. У вкладці Запит, в нижній частині форми, натисніть мишкою у текстовому полі і надайте додаткову інформацію, якщо це необхідно.
  7. Якщо в даному запиті необхідно вказати спеціальну інформацію або технічні дані, ви можете зробити це у вкладці Дані. В іншому випадку поля в цій вкладці будуть неактивними.
  8. Якщо ви обрали сервіс, для якого використовуються певні ресурси, можете вказати їх у вкладці Ресурси.
  9. Для збереження (подання) запиту натисніть Зберегти зліва над формою.

Запит буде подано і ви зможете побачити його на сторінці запитів.

Перегляд запитів

Щоб перейти на сторінку запитів натисніть Запити :arrow_forward: Запити.

Тут ви зможете переглядати запити та слідкувати за їх виконанням.

Для перегляду доступні режими канбану або списку. Переключатися між режимами можна, натискаючі відповідні кнопки у правій частині сторінки. Наведіть мишкою для отримання підказки.

Для пошуку та сортування запитів у правій верхній частині сторінки доступне вікно пошуку. Щоб увімкнути можливості розширеного пошуку натисніть іконку лупи справа у вікні пошуку.

Відкриються додаткові можливості для сортування та групування запитів. Ви можете зберігати та повторно використувувати умови поточного пошуку у меню Закладки.


Післся створення запиту менеджер запиту отримує про це повідомлення. Він переглядає запит і призначає відповідальну особу та дії, які необхідно виконати на даному етапі запиту. Для кожного етапу виконання запиту можуть бути призначені різні відповідальні особи. Призначена особа, в свою чергу, теж отримує повідомлення про призначення, планує і виконує необхідні дії для свого етапу запиту. Після виконання запланованих дій оператор переводить запит на наступну стадію. Таким чином запит просувається по маршруту поки не його не буде виконано (або відхилено) і закрито.

Подивіться на свій запит на канбані.

Ви можете бачити основну інформацію:

Натисніть на запит, відкриється його форма.

Тут можна побачити повну інформацію по запиту.

Справа згори, над формою, ви можете побачити навігаційну стрічку. На ній відображається поточний етап запиту та наступний. Оператор переводить запит до наступного етапу натискаючи відповідну кнопку. Для деяких запитів користувач сам може змінювати стадію запиту або закрити його.

У нижній частині форми можна побачити інформацію по створенню запиту та призначенню відповідальних осіб.

Нижче, під формою запиту, розташований журнал дій запиту. Тут ви можете побачити всі дії, що відбувалися з даним запитом.

Ви можете вести спілкування з підписниками запиту. Для цього натисніть Send message, потім, у вкладці що відкриється, наберіть повідомлення та натисніть Надіслати. В повідомленнях можна використовувати смайли та прикріпляти зображення. Всі повідомлення будуть відображатись нижче, в журналі запиту.

Так само можна робити нотатки, натиснувши вкладку Log note.

У вкладці Schedule activity можна призначати дії для виконання. Зазвичай це робота оператора запиту.

Ви можете додати підписників запиту, натиснувши іконку із зображенням людини справа.


Після виконання всіх дій на етапах маршруту, запит закривається. Запит може бути виконаним або відхиленим з певних причин. Особа, яка подала запит, отримує про це повідомлення по електронній пошті або в системі Odoo, в залежності від налаштувань користувача.

Закриті запити також можна побачити на сторінці запитів. Оберіть фільтр Закрито у вікні пошуку. Для цього наберіть перші декілька букв слова і виберіть із запропонованих варіантів. Так само додайте фільтр Мої запити.

Ви побачите всі закриті запити, які ви створювали.